Dataskyddsbeskrivning

Vuokraturva Oy är ett företag som erbjuder hyresförmedlings- och bostadsplaceringstjänster. Denna dataskyddsbeskrivning gäller behandlingen av Vuokraturvas kunders, såsom hyresvärdars, hyresbostadssökandes och hyresgästers, bostadssäljares och bostadsköpares personuppgifter. Vi beskriver nedan närmare bl.a.:

  • vilka våra kontaktuppgifter är
  • hurudana uppgifter vi samlar in
  • varifrån uppgifterna insamlas
  • för vilket ändamål uppgifterna insamlas och vilken den rättsliga grunden för behandlingen är
  • hur länge uppgifterna lagras
  • vart uppgifter översänds och överförs
  • hur vi skyddar uppgifterna
  • hurudana rättigheter de registrerade har

Vi ber er bekanta er med dataskyddsbeskrivningens innehåll.

1. KONTAKTUPPGIFTER

Registeransvarig:

Vuokraturva Oy
FO-nummer 1543822-4
Ilmalagränden 2 L
00240 Helsingfors

Person som handhar registerärenden:
Timo Metsola
telefon 010 2327 300
timo.metsola@vuokraturva.fi

2. REGISTRETS DATAINNEHÅLL

I fråga om alla registrerade behandlas följande grundläggande uppgifter:

  • Grunduppgifter om den registrerade såsom namn, adress, språk, ålder, telefonnummer, e-postadress
  • Uppgifter om tillåtelse och förbud, såsom tillåtelser av och förbud mot direktmarknadsföring
  • Objekt av intresse och övriga uppgifter som den registrerade själv lämnat
  • Händelseuppgifter
  • Personbeteckning för tillförlitlig identifiering
  • Uppgift om huruvida en person är en person i politiskt utsatt ställning (s.k. PEP)
  • Uppgifter med anknytning till fakturering och indrivning
  • Uppgifter som ansluter sig till kund- och avtalsförhållandet såsom produkter och tjänster, deras användningsdatum, kundens önskemål i anslutning till dem, uppgifter om säljaren av tjänsten, uppgifter om antalet nycklar, deras typer och användningsändamål, mottagningar och överlåtelser samt kontakt och evenemang i anslutning till tjänsten

Vad gäller hyresvärdar och säljare av bostäder behandlas utöver grunduppgifterna:

  • Ägoförhållanden och uppgifter som gäller uthyrnings- eller försäljningsobjektet, såsom adress, fastighetsregister- eller bostadsaktiebolagsuppgifter, uppgifter om skick och reparationer, intecknings-, vederlags- och skuldandelsuppgifter, storlek, antalet rum, ledigblivande, begärd hyra eller begärt pris, uppgift om huruvida ett förmedlingsobjekt är avsett att användas som ett gemensamt hem för makar, samt tilläggsuppgifter som kunden gett om objektet.

Vad gäller hyresgäster, användare av relocation-tjänst och sökande av hyresbostad behandlas utöver grunduppgifterna:

  • Arbetsgivare
  • Anställningsförhållandets karaktär (tillsvidare gällande, visstids)
  • Studerandestatus, läroinrättning, utbildningsprogram
  • Bostadens sökkriterier
  • Hyresförhållandets inledningsdag
  • Ekonomiska uppgifter och inkomster samt övriga uppgifter för utvärdering av hyresbetalningsförmågan
  • Eventuellt borgenärs-, förmyndar- eller intressebevakarförhållande eller eventuell kontaktperson

Förutom dessa kan vi eventuellt behandla andra uppgifter som den registrerade frivilligt har lämnat i samband med ansökan eller annan kontakt.

Dessutom observerar vi uppgifter om användningen av våra webbtjänster på det sätt som beskrivits i cookieklausulen. Vi kombinerar inte de uppgifter som observerats med cookies med uppgifterna för en identifierad kund.

3. REGELMÄSSIGA UPPGIFTSKÄLLOR

Personuppgifter insamlas i samband med registrering, när tjänsterna anlitas eller i övrigt direkt av den registrerade. Personuppgifter kan insamlas och uppdateras också från befolkningsregistret och det förbudsregister som upprätthålls av Suomen Suoramarkkinointiliitto samt andra motsvarande register.

4. PERSONUPPGIFTERNAS ANVÄNDNINGSÄNDAMÅL OCH DEN RÄTTSLIGA GRUNDEN FÖR BEHANDLINGEN

Personuppgifterna används för att sköta, hantera och utveckla kundförhållandet samt för marknadsföring av tjänsterna på följande sätt:

  • Avtal: För att genomföra ett uthyrnings- eller försäljningsuppdrag behandlar vi vår   uppdragsgivares personuppgifter för att presentera och marknadsföra objektet, föra samman hyresvärd och hyresgäst eller säljare och köpare samt för att fakturera för uppdraget. Personuppgifter behandlas också i ansökningar, anbud, motbud, köpe- och hyresdokument samt deras bilagor såsom en del av avtalsförhandlingarna.
  • Samtycke: Vi begär samtycke till behandlingen av personuppgifterna för en sökande av hyresbostad eller köpare av ägarbostad, så att vi per e-post ska kunna sända sökanden information om objekt som blir lediga. Vi kan också be kunden om samtycke till elektronisk direktmarknadsföring. Givet samtycke kan återtas när som helst.
  • Berättigat intresse: Vi behandlar uppgifterna för marknadsföring, profilering, för att hindra och undersöka bedrägerier och missbruk, för att framlägga eller försvara rättsliga yrkanden samt för Vuokraturva-koncernens interna ändamål, såsom att utveckla affärsverksamheten. Dessa ändamål är nödvändiga med tanke på vår affärsverksamhet samt motiverade på basis av en saklig kontakt mellan kunden och Vuokraturva och är sålunda i enlighet med vårt berättigade intresse. Den registrerade kan motsätta sig behandlingen på de sätt som beskrivs nedan. 
  • Lagstadgad plikt: Vi behandlar exempelvis uppgifter om huruvida vår kund är en person i politiskt utsatt ställning (politically exposed person, ”PEP”), för att följa den s.k. penningtvättslagen. Verifikat och korrespondens om affärshändelser förvarar vi i sex år från utgången av det år, då räkenskapsperioden har upphört, för att följa bokföringslagen. Till exempel i de nämnda situationerna baserar sig behandlingen av personuppgifter på följande av en lagstadgad plikt. Om så orsakas av andra faktorer som framförts i denna dataskyddsbeskrivning, kan förvaringstiden vara längre än den som nämndes tidigare i denna punkt.      

I de blanketter som är avsedda för insamling av personuppgifter anges särskilt vilka uppgifter som är obligatoriska med tanke på erbjudandet av tjänster och vilka som den registrerade kan ge om han så önskar. Kunden kan om han så önskar låta bli att ge uppgift exempelvis om vilka objekt som intresserar honom, men då kan vi inte skräddarsy de objekt som erbjuds kunden eller den tjänst som annars erbjuds honom.

5. HUR LÄNGE UPPGIFTERNA BEVARAS

Vi bevarar användaruppgifterna bara så länge som det är nödvändigt för att förverkliga de ovan fastställda syftena:

  • Vi bevarar hyresvärdens och hyresgästernas uppgifter tills vi får upplysning om att det inte längre är nödvändigt att bevara dem, men dock alltid minst de fem år som förutsätts i lag.
  • Uppgifter om en sökande av hyresbostad eller en som är intresserad av att köpa bostad bevarar vi i högst sex månader från det att uppgifterna lämnats, om det inte uppstår något hyres- eller köpeavtal och detta ger grund för en längre förvaringstid. Lämnade anbud bevarar vi tills reklamationstiderna har löpt ut, men dock alltid minst de fem år som förutsätts i lag.
  • Vi bevarar uppgifter om bostadssäljare och -köpare tills reklamationstiderna har löpt ut, men dock alltid minst de fem år som förutsätts i lag.
  • Vi bevarar uppgifter om en kund i Relocation-tjänsten tills vi får upplysning om att det inte längre är nödvändigt att bevara dem, men dock alltid minst de fem år som förutsätts i lag.

Användaren kan också själv påverka hur länge uppgifter bevaras via de påverkningsmöjligheter som beskrivs i punkt 8 nedan.

6. UTLÄMNANDE OCH ÖVERSÄNDANDE AV UPPGIFTER

  • Vuokraturva-yhtiöt –koncernen: Vi kan behandla en kunds personuppgifter inom Vuokraturva-yhtiöt –koncernen.
  • Myndigheter: Vi kan överlåta en kunds personuppgifter på det sätt som förutsätts av krav som framlagts av behöriga myndigheter eller andra instanser, vilka baserar sig på den vid varje enskild tidpunkt gällande lagstiftningen.
  • Ombildningar: Om vi köper, fusionerar eller på annat sätt organiserar vår affärsverksamhet, kan kundpersonuppgifter utlämnas åt köparna och deras rådgivare.
  • Direktmarknadsföring samt opinions- och marknadsundersökningar: Vi kan utlämna kundpersonuppgifter för direktmarknadsföring samt opinions- och marknadsundersökningar, såvida kunden inte har förbjudit detta.
  • Indrivning och rättsliga anspråk: Vi kan utlämna personuppgifter åt tredje man, om det behövs för att fullgöra avtal, undersöka eventuella förseelser eller uppgöra, framställa eller, försvara rättsliga anspråk.

Förutom Vuokraturva Oy:s och dess moderbolag Vuokraturva-yhtiöt Oy:s egen personal har it-samarbetspartnerna City Dev Labs / W3 Group Finland Oy och OptimeSys Oy och sådan personal hos dem, för vilken det är nödvändigt att få tillgång till uppgifterna för att kunna utföra sina uppgifter, tillgång till kunduppgifterna och kundinformationssystemen.  När vi använder nyssnämnda och övriga underleverantörer garanterar vi med avtalsarrangemang att uppgifterna behandlas i enlighet med den lagstiftning som är gällande vid var och en tidpunkt och denna dataskyddsbeskrivning. Uppgifter översänds i regel inte till stater utanför Europeiska unionen eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

7. SKYDD AV REGISTRET

Rätt att använda registret förutsätter användar-ID som utfärdats av kunddatabasens systemadministratör. Systemadministratören fastställer också den åtkomstnivå som beviljas åt användarna. För att starta programmet behövs det ett personligt lösenord. Användningen av registret och inloggningarna i det övervakas. Informationen samlas i tjänstens gemensamma databaser, som är skyddade med brandmurar, lösenord och övriga tekniska medel. Databaserna är belägna i låsta och övervakade utrymmen och endast vissa, på förhand angivna personer har tillgång till uppgifterna. I de lokaler hos Vuokraturva Oy, där uppgifterna hanteras och förvaras, kan röra sig bara den personal som är berättigad att använda uppgifterna.

8. DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER

  • Kontroll, rättelse, översändande och förstöring av uppgifter: Kunden har rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom som har lagrats. På begäran av kunden rättar, kompletterar eller förstör vi felaktiga, bristfälliga eller föråldrade personuppgifter. Kunden kan också om han så önskar få översända de personuppgifter han har lämnat, som vi behandlar automatiskt på basis av medgivande eller avtal, genom att kontakta vår kundservice.
  • Rätt att förbjuda direktmarknadsföring: Vår kund kan när som helst förbjuda att hans uppgifter utlämnas och behandlas för direktmarknadsföring genom att kontakta vår kundservice eller när det gäller elektronisk direktmarknadsföring trycka på länken i slutet av meddelandet.
  • Motsättnings- och begränsningsrätt: Kund kan motsätta sig behandling, som baserar sig på berättigat intresse, på grund som ansluter sig till hans personliga situation. I en sådan situation begränsas exempelvis behandlingen för den tiden, då man utvärderar anledningarna att motsätta sig behandling. Behandlingen kan begränsas bl.a. även då, när kunden bestrider riktigheten i personuppgifterna, varvid behandlingen begränsas för den tid, under vilken vi kan säkra att uppgifterna håller streck.
  • Återtagande av samtycke: En kund kan när som helst återta samtycke som han gett genom att kontakta vår kundservice eller med andra särskilt erbjudna metoder.
  • Rätt att anföra klagomål: Kunden har rätt att anföra klagomål hos myndighet, om han anser att hans uppgifter har behandlats i strid med denna dataskyddsbeskrivning och den vid var och en tidpunkt gällande lagstiftningen. Kontaktuppgifterna till myndigheten återfinns på adressen www.tietosuoja.fi

Om du vill förbjuda Vuokraturva Oy:s elektroniska direktmarknadsföring, kan du göra det här.

Vi använder cookies för att förbättra användarupplevelsen och föra statistik. Mer information »Godkänn »